DIPÒSIT DE COMPTES: EL SEU PAPER CLAU PER A LA TRANSPARÈNCIA EMPRESARIAL I EL RÈGIM SANCIONADOR
L’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes (ICAC), Organisme vinculat al Ministeri d’Economia, Comerç i Empresa, ha publicat una nota sobre l’obligació de dipositar els Comptes Anuals que té tota mena d’entitats inscrites al Registre Mercantil i que tinguin aquesta obligació, incloses les societats inactives, en dissolució, en concurs…
Per a la vostra informació, passem a reproduir els aspectes més importants d’aquesta nota.
Paper a la transparència empresarial
El dipòsit dels comptes anuals al Registre Mercantil té una importància crucial per garantir la seguretat en l’àmbit comercial. Això justifica la imposició d’un marc normatiu i l’establiment de sancions en cas d’incompliment.
Presentar els comptes anuals en aquest registre brinda a les parts interessades, com ara inversors, creditors i autoritats regulatòries, accés a informació clara i actualitzada sobre la situació financera de la companyia. La transparència que es genera fomenta la confiança en l’empresa, facilita la presa de decisions més encertades i en reforça la credibilitat al mercat. Alhora, beneficia l’empresa en millorar la seva imatge davant de clients i proveïdors, i, en molts casos, li atorga millors condicions de crèdit, finançament i assegurances.
L’obligació de presentar els comptes anuals està contemplada al text refós de la Llei de Societats de Capital, el qual, a través del seu article 279, apartat 1, disposa el següent:
Dins del mes següent a l’aprovació dels comptes anuals, els administradors de la societat presentaran, per al seu dipòsit en el Registre Mercantil del domicili social, certificació dels acords de la junta de socis d’aprovació dels comptes, degudament signats, i d’aplicació del resultat, així com, si s’escau, dels comptes consolidats, a què s’adjuntarà un exemplar. Els administradors han de presentar també l’informe de gestió, que ha d’incloure, quan escaigui, l’estat d’informació no financera, i l’informe de l’auditor, quan la societat estigui obligada a auditoria per una disposició legal o aquesta s’hagi acordat a petició de la minoria o de manera voluntària i s’ha inscrit el nomenament d’auditor al Registre Mercantil.
Potestat sancionadora
L’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes té assignada la competència disciplinària en relació amb l’incompliment de l’obligació de depòsit de comptes per les societats mercantils. D’acord amb el que disposa l’article 371 del Reglament del Registre Mercantil, els registres mercantils envien a l’ICAC la relació de societats incomplidores de l’obligació de dipositar-ne els comptes. Després del tractament de les dades rebudes, cada any es realitza una selecció de societats incomplidores, en funció dels mitjans disponibles a l’ICAC, per a la tramitació dels corresponents expedients administratius sancionadors. Les infraccions prescriuen al cap de tres anys.
Quantificació de les sancions
Les societats involucrades en un procediment sancionador per l’incompliment del dipòsit de comptes són requerides a l’Acord d’Incoació del procediment, perquè facilitin a l’òrgan instructor les dades relatives a la seva dimensió. Això inclou, en particular, l’import total de les partides d’actiu i l’import total de la xifra de vendes, ambdós corresponents a l’últim exercici declarat a l’Administració Tributària a l’impost de societats.
Si no es proporcionen aquestes dades, la sanció, si escau, es calcula mitjançant el criteri subsidiari, aplicant un 2% a la xifra de capital social inscrita al Registre Mercantil, sense que la sanció pugui ser inferior a 1.200 euros (2% x capital social).
Si es faciliten les dades del darrer exercici declarat, la sanció es calcula utilitzant el criteri principal de graduació, que consisteix a aplicar el 0,5 per mil de l’import total de les partides d’actiu, més el 0,5 per mil de la xifra de vendes de l’entitat, amb un import mínim de 1.200 euros (0,05% x import total de les partides d’actiu + 0,05% x xifra de vendes).
Per a les societats immerses en aquest tipus de procediment sancionador, es recomana facilitar les dades del darrer exercici declarat a l’Administració Tributària, sens perjudici de presentar 3 les al·legacions que considerin pertinents. Això és perquè la sanció mai no serà superior a la que es calcularia amb el criteri subsidiari. En cas que la sanció calculada amb les dades del darrer exercici declarat sigui més gran que la calculada amb el criteri subsidiari, la sanció es recalcularia aplicant el 2% a la xifra de capital social, reduït en un 10%, sense que l’import final pugui ser inferior a 1.200 euros (2% x capital social x 90%).
A més, a les societats implicades se’ls ofereix la possibilitat de reduir la sanció, tant a l’acord d’incoació com a la proposta de resolució. La sanció es podria reduir en un 20% si la societat reconeix voluntàriament la seva responsabilitat, i un 20% addicional si la societat fa el pagament voluntari de la multa en qualsevol moment anterior a la resolució de l’expedient. L’efectivitat de les bonificacions dependrà del desistiment o la renúncia de qualsevol acció o recurs administratiu contra la sanció.
Situacions que mereixen aclariment
Alguns punts que mereixen aclariment, degut a ser arguments recurrents a les al·legacions rebudes en aquest Institut, són els següents:
1.- No hem de confondre el dipòsit dels comptes amb la seva simple presentació al Registre Mercantil. Els comptes han de ser presentats correctament i han de ser qualificats pel Registrador. En cas que hi hagi errors, el Registrador ha de comunicar els defectes perquè siguin corregits. Aquests defectes s’han d’esmenar dins el termini de vigència de l’assentament de presentació, que és de cinc mesos. D’altra manera, l’assentament caducarà, cosa que implicarà l’incompliment de l’obligació de dipòsit de comptes.
2.- En el cas que la impossibilitat d’efectuar el dipòsit dels comptes anuals sigui la manca d’aprovació d’ aquests per part de la Junta General, l’ordenament jurídic preveu mecanismes per solucionar aquesta situació, a l’article 378, apartat 5, del Reglament del Registre Mercantil.
Si els comptes anuals no s’han dipositat per no estar aprovats per la Junta general, no escau el tancament registral quan s’acrediti aquesta circumstància mitjançant certificació de l’òrgan d’administració amb signatures legitimades, en què s’expressarà la causa de la manca d’aprovació o mitjançant còpia autoritzada de l’acta notarial de Junta general en què consti la no aprovació dels comptes anuals. Per impedir el tancament, la certificació o la còpia de l’acta s’ha de presentar al Registre Mercantil abans que finalitzi el termini que preveu l’apartat primer d’aquest article, i s’ha de justificar la permanència d’aquesta situació cada sis mesos per algun dels mitjans esmentats. Aquestes certificacions i actes i les posteriors que, si s’escau, es presentin reiterant la subsistència de la manca d’aprovació seran objecte d’inscripció i de publicació al Butlletí Oficial del Registre Mercantil.
Per tant, si els comptes anuals no són aprovats en el temps i la forma establerts, la societat ha d’actuar d’acord amb el que disposa el precepte esmentat, presentant les certificacions requerides dins del termini de dipòsit de comptes. A més, haurà de justificar la persistència d’aquesta situació cada sis mesos, si fos necessari.
3.- La responsabilitat i la sanció derivada de l’incompliment recauen exclusivament sobre la societat, i no sobre administradors i/o assessors.
4.- El cessament en l’activitat o la inactivitat no eximeixen del compliment de l’obligació. L’article 279 del text refós de la Llei de societats de capital és aplicable a totes les societats inscrites, sense que la inactivitat de l’empresa afecti l’obligació de presentar els documents comptables a dipòsit.
5.- La situació concursal d’una societat, fins i tot quan s’hagi obert la fase de liquidació, tampoc eximeix de l’obligació de dipositar els comptes anuals. De la mateixa manera, l’obligació continua vigent en cas d’empreses en liquidació. Això és degut a la naturalesa reversible de la societat en liquidació, la personalitat jurídica de la qual persisteix fins que no s’hagi realitzat el repartiment de l’actiu restant entre els socis i, posteriorment, la cancel·lació dels seus registres al Registre Mercantil després de la seva extinció.
6.- Finalment, un altre argument recurrent rebut a l’ICAC és la idea que la manca de dipòsit dels comptes anuals no causa cap perjudici a l’administració ni a tercers, per tant, no hauria de ser considerat un comportament reprotxable. És important ressaltar que el procediment sancionador per falta de dipòsit de comptes s’inicia d’ofici i no requereix que es presenti una denúncia ni que s’acreditin perjudicis per part de tercers. El legislador, en instaurar un règim sancionador per la manca de dipòsit de comptes anuals, busca promoure la transparència en el trànsit mercantil a través de la publicitat registral. Cal comptar amb un element coactiu a la disciplina per aconseguir la finalitat del compliment de l’obligació establerta a l’article 279 del text refós de la Llei de societats de capital.
