BREVES COMENTARIOS AL REAL DECRETO 1007/2023 POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO QUE ESTABLECEN LOS REQUISITOS QUE DEBEN ADOPTAR LOS PROGRAMAS INFORMÁTICOS QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE FACTURACIÓN EMPRESARIAL
1. Introducción
El pasado 6 de diciembre se publicó el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
El art. 29.2.j) de la Ley General Tributaria, que versa sobre las obligaciones tributarias formales, establece entre otras obligaciones la siguiente: “La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.
Pues bien, este Real Decreto es el desarrollo reglamentario de esa obligación. Más concretamente, este Reglamento se centra, exclusivamente, en garantizar que los sistemas informáticos, que soporten los procesos de facturación de los obligados tributarios, cumplan el conjunto de estos requisitos, quedando fuera de su ámbito objetivo los procesos contables y de gestión de empresarios y profesionales. Para ello, se establecen las especificaciones que deben cumplir los sistemas de facturación. De esta forma, se intenta alinear tales sistemas informáticos con la normativa tributaria para asegurar que toda transacción comercial genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente y para impedir la ulterior alteración de tales anotaciones, permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información de los mismos a la Administración tributaria. Hay que resaltar que es diferente este desarrollo reglamentario y el pendiente del artículo 2 bis de la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de Información, que establece la obligación de empresarios y profesionales de facturar electrónicamente. Precisamente, dicha obligación no se hará efectiva hasta después de que la norma reglamentaria se publique y en la misma se regulará la factura electrónica, y se referirá a la documentación, conservación y transmisión de estos documentos. Sin embargo, lo regulado en el Real Decreto ahora examinado se refiere a los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de sus formatos. Ello resulta compatible con la implantación de la factura electrónica, generando adicionalmente sinergias entre ambas normativas, que contribuirán conjuntamente a mejorar la asistencia al contribuyente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, el control del fraude tributario, así como la prevención de la morosidad en transacciones comerciales.
2. Reglamento que establece los requisitos de los programas de facturación
Objeto y ámbito territorial
- Objeto: regula los requisitos que debe de tener cualquier sistema informático utilizado por quienes desarrollen actividades económicas cuando soporte los procesos de facturación de la actividad para garantizar la integridad, conservación accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación sin alteraciones de las que no quede registro. Por factura se entenderá tanto la completa como la simplificada.
- Ámbito territorial: todo el territorio español sin perjuicio de los regímenes tributarios forales, aplicándose a todos los obligados tributarios que tengan domicilio en territorio común.
Ámbito subjetivo Se aplica a:
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, excepto los del sector público y las entidades parcialmente exentas que sólo estarán sometidas por las operaciones que generen rentas sujetas y no exentas.
- Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
- Contribuyentes del Impuesto de la Renta de No Residentes con establecimiento permanente en España.
- Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
- Productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación.
- No se aplica a los contribuyentes en el SII.
Ámbito objetivo
Se aplica a los sistemas informáticos de facturación que utilizan los contribuyentes obligados. No se aplicará a las siguientes operaciones:
- A los contribuyentes que tributen por el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA en las operaciones con expedición de recibo.
- A los contribuyentes en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA y a los que el Departamento de Gestión autoriza a no emitir factura.
- A determinada facturación de energía eléctrica.
- Las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.
Características que deben tener los sistemas informáticos
Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación tienen dos opciones:
A) Que el sistema cumpla los requisitos establecidos:
- Garantice la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación. Si existe necesidad de corrección o anulación de los datos registrados, deberá realizarse con un registro de facturación adicional posterior, dejando inalterados los datos originales.
- Garantice la trazabilidad de los registros que deberán estar encadenados para poder verificarse su rastro. Todos los datos deben estar fechados.
- Garantizar la conservación legibilidad y accesibilidad, contando con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro pudiéndose exportar los datos a un almacenamiento externo.
- Contar con un registro de eventos automático.
- El sistema deberá disociar el acceso a la información con trascendencia tributaria de otra, si existe, que sea confidencial de carácter no patrimonial.
- Los registros de facturación de alta y de anulación deben tener unas características que se detallan en la norma.
- Deben añadir una huella o “hash” a los registros de facturación de alta y de anulación.
- Los registros de alta y de anulación deberán ser firmados electrónicamente.
B) Utilizar la aplicación informática que desarrolle la Administración tributaria.
Certificación de los sistemas informáticos
Es el productor del sistema el que deberá certificar que el sistema cumple con la normativa, y lo hará mediante una declaración responsable efectuada por escrito y de modo visible, para que la pueda ver el comercializador y el usuario. Esa declaración responsable incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo, conteniendo también los datos del productor y la fecha y lugar de la firma.
Verificación del cumplimiento de la obligación por la Administración tributaria
Sujetándose a lo prevenido en la Ley General Tributaria, la Administración tributaria podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema, pudiendo exigir el acceso completo e inmediato a los registros de facturación y de eventos o sus copias seguras, así como descargarlo o copiarlo y consultar los datos. Asimismo, podrá requerir y obtener copia de los registros conservados y podrá requerir a los productores o comercializadores la información que necesite para verificar que el sistema cumple los requisitos exigidos por este Reglamento.
Posibilidad de remisión de los registros de facturación a la Administración tributaria
Los sistemas informáticos que cumplan los requisitos de este Reglamento y sean utilizados por el obligado tributario para remitir electrónicamente a la Administración tributaria de forma continuada, automática e instantánea todos los registros de facturación generados, tendrán la consideración de “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “Sistemas VERI*FACTU”. Como se presume que estos sistemas cumplen los requisitos establecidos en esta norma, la Administración no les requerirá el copiado de los registros.
Si se elige esta opción, tampoco tendrá la obligación de firmar electrónicamente los registros, siendo suficiente con que se calculen la huella o “hash”.
La aplicación desarrollada por la Administración tributaria tendrá la consideración de “Sistema de emisión de facturas verificables”.
La opción de optar por el “Sistema de emisión de facturas verificables” se realiza, simplemente, al iniciar la remisión sistemática de los registros de facturación a la sede de la AEAT. Si se ejerce esta opción, se deberá mantener, como mínimo, hasta que finalice el año natural.
Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura
El receptor, empresario o particular, podrá informar, voluntariamente, a la Agencia tributaria de los datos contenidos en el código QR de la factura. En los casos en que en la factura sea “VERI*FACTU” el receptor podrá verificar si la factura ha sido remitida por el emisor a la AEAT.
3. Otros preceptos del Real Decreto
Se exige el cumplimiento de los requisitos de los sistemas de facturación cuando las agencias de viajes facturen sus servicios conforme a la Disposición Adicional Cuarta del Reglamento de Facturación.
Antes de 1 de julio de 2025 se desarrollará la posibilidad de integrar en el libro registro de facturas emitidas los registros de facturación remitidos a la AEAT por “Sistemas de emisión de facturas verificables”.
También los destinatarios de las facturas cuya información haya sido remitida por esos sistemas a la Sede de la AEAT podrán verificar en línea esa información y podrán descargarla para integrarla en sus libros registros.
Se modifica el Reglamento de facturación en algunos aspectos como es el de incluir en la factura, completa o simplificada, el código QR.
Se habilita al Ministerio para que pueda desarrollar, por Orden, determinados aspectos del Reglamento aprobado por este Real Decreto.
4. Entrada en vigor
- En general el día 7 de diciembre.
- Los obligados tributarios que utilicen los sistemas informáticos regulados en este Reglamento deberán tenerlos adaptados antes del 1 de julio de 2025.
- Los productores y comercializadores de los sistemas deberán ofrecerlos adaptados a este Reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial (la que detallará muchas cuestiones respecto a los sistemas). Si se trata de sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual, contratados antes de que se cumplan esos nueve meses, deberán estar adaptados antes del 1 de julio de 2025.
La AEAT tendrá disponible en su Sede el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los Sistemas de emisión de facturas verificables en el plazo de nueve meses desde la publicación de la Orden Ministerial antes mencionada.
5. Reflexiones
Por lo expuesto, podemos decir que ha cambiado el sistema de facturación y va a ser necesario certificar con los proveedores informáticos si sus sistemas van a estar adaptados a esta nueva normativa. Al mismo tiempo, parece que se ha terminado la facturación en Excel o “a mano”. Además, es indudable que esta nueva normativa es el prólogo a los cambios que se avecinan en la forma de contabilización de las facturas emitidas y recibidas, cuyo desarrollo normativo vendrá dado con el Reglamento que regule la factura electrónica, y que también exigirá cambios en los programas informáticos. Recomendamos mucha atención a la exigencia de los códigos QR en las facturas y al sistema que va a establecer la Administración tributaria llamado “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “VERI*FACTU” que, como hemos visto más arriba, exigirá la remisión continuada a la AEAT de todas las facturas emitidas. De no acogerse a este sistema “VERI*FACTU”, las exigencias de formalidades son complejas, por lo que va a ser muy recomendable trabajar con él.
Esperando que esta Circular sea de su utilidad, y recordándole que estamos a su disposición para aclarar cualquier duda que se le pueda suscitar, reciba un cordial saludo.
